Gestion des collections

CristHAL récupère pour les analyser des collections de publications appartenant à une structure HAL. Chaque structure a un nom (par exemple CEDRIC-VERTIGO pour l’équipe VERTIGO du Cédric) et un identifiant (par exemple 553459 pour cette même équipe). Le lien https://aurehal.archives-ouvertes.fr/structure/browse?critere=cedric&category=* donne par exemple la liste des structures (équipes en l’occurrence) du laboratoire Cédric.

Note

Reportez-vous à la documentation https://doc.archives-ouvertes.fr/gerer-un-portail/referentiels/structures-de-recherche/ pour des informations sur la notion de structure de recherche dans HAL.

Quand une publication est déposée dans HAL, chaque auteur indique la structure a laquelle il est affilié. Cette publication sera importée dans la collection associée à la structure dans CristHal. Pour demander l’importation des publications d’une structure dans CristHAL, vous devez d’avord la définir, puis la synchroniser avec HAL.

Note

L’ensemble des publications d’une structure est une collection dans CristHAL. Dans ce qui suit, nous illustrons les saisies avec la structure CEDRIC-VERTIGO, dont l’identifiant est 553459, et contient les publications de l’équipe Vertigo du laboratoire Cédric.

Définition d’une collection

Depuis la page d’accueil, suivez dans le menu local le choix “Ajouter une collection”. On obtient le formulaire de la Fig. 9.

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Fig. 9 Création d’une collection

Les données sont les suivantes

  • Code : un code (unique) CristHAL pour faire référence à la collection (par exemple l’acronyme de l’équipe). Ce code n’est pas utilisé pour accéder à HAL mais sert par exemple à nommer un répertoire d’export. Recommandation: choisir une chaîne de caractère courte, informative, sans espace, en minuscules et sans caractères spéciaux. Par exemple: vertigo.

  • Sigle HAL : le sigle de la structure dans HAL (unique). Par exemple: CEDRIC-VERTIGO.

  • Id HAL: identifiant de la structure dans HAL (unique). C’est cet identifiant qui sert à charger les publications de la structure. Par exemple 553459.

  • Nom : un texte bref utilisé pour les affichages (par exemple le nom de l’équipe)

  • Description : texte libre

  • Email contact: adresse de la personne-contact pour la collection

Vous pouvez revenir à tout moment sur la collection pour la modifier via l’interface d’administration.

Synchronisation avec HAL

Les collections apparaissent dans un tableau sur la page d’accueil (Fig. 10).

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Fig. 10 Page des collections (accueil)

Les actions possibles sont:

  • la modification

  • la synchronisation avec HAL

  • le classement des publications (voir plus loin)

  • la consultation des statistiques (également accessible dans le menu local)

La synchronisation permet de récupérer les publications de la structure HAL et de les insérer dans la collection (ou de les mettre à jour si elles existent déjà). Cette opération doit être effectuée régulièrement pour maintenir la collection en phase avec HAL.

Seules les publications de la période configurée sont chargées. De même, ChristHAL charge le sous-ensemble des types de publication HAL défini dans la configuration (par défaut les REPORT, AUTRE et UNDEFINED sont ignorées).

Important

Le chargement récupère aussi les données sur les auteurs, ce qui entraine beaucoup de requêtes HAL et peut entrainer un dépassement (timeout) du temps d’exécution serveur. Ne pas hésiter à relancer la synchronisation dans ce cas: les auteurs déjà chargés constitueront autant de requêtes en moins.

Les publications

Les publications (menu Publications) peuvent être recherchées et classées grâce à des formulaires ou à l’interrogation directe par SQL (pour les experts), puis exportées en différents formats.

Recherche par formulaire

Un premier formulaire permet de rechercher les publications selon certains critères.

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Fig. 11 Formulaire de recherche des publications

Ce formulaire est régulièrement étendu avec de nouveaux critères.

Recherche par SQL

Si vous connaissez SQL, il n’y a (presque) pas de limite à l’exploration de la base de données. Le formulaire d’interrogation par SQL est montré dans la Fig. 12. Vous pouvez entrer librement toute requête d’interrogation et obtenir le résultat.

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Fig. 12 Formulaire de recherche par SQL

Important

Le compte de connexion utilisé par ce formulaire ne permet pas les mises à jour.

Voici le schéma de la base. Les clés primaires sont en gras, les clés étrangères en italiques.

  • Source (id, fichier, description, identifiant_source, delimiteur, type_source)

  • Referentiel (id, ref_locale, type, acronyme, titre, champ_plein_texte, classement, source_id)

  • Collection (id, code, sigle_hal, id_hal, nom, description, email_contact)

  • Auteur (id, prenom, nom, nom_complet, id_hal)

  • ClassementPubli (code, libelle). Grille de classement des publications.

  • Publi (id_hal, titre, annee, type, chaine_auteurs, revue_titre, conf_titre, ouvrage_titre, classement_valide, classement_id)

  • publis_auteurpos (id, publication_id, auteur_id, position). Liste ordonnée des auteurs d’une publication.

  • Publi_collections (id, publication_id, collection_id). Appartenance d’une publication aux collections.